Sitroom Saoria: Kelimutu Dalam Genggaman Teknologi Industri 4.0

Big data dan Sistem Informasi Manajemen

Teknologi informasi akhir-akhir ini mengalami kemajuan yang sangat pesat dan kecanggihannya tidak dapat dibendung, sistem data dan informasi berbasis internet memainkan peranan penting di segala jenis aktivitas karena kemampuannya meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam berbagai proses yang mendukung pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan secara cepat, dapat diakses bersama dan dalam waktu yang bersamaan. Hal tersebut mendukung sistem penyimpanan data berskala besar (Big Data)yang sedang digencarkan saat ini. Big data sendiri adalah penyimpanan data dalam bentuk besar dengan 3 karakter utama yang diungkapkan oleh analis industri asal Inggris, Doug Laney yaitu volume besar, variasi beragam dan velocity (dapat diproses cepat).

Teknologi penyimpanan yang terus berkembang tersebut membuat kita dituntut untuk terus berinovasi dengan berdasar pada Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Sistem sendiri merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan sehingga organisasi harus memiliki system yang digunakan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Satu inovasi untuk mendukung Sistem Informasi manajemen adalah dengan mengembangkan digital situation room.

 

Sitroom SAORIA

Satu inovasi yang dilakukan oleh Balai TN Kelimutu adalah dengan mengembangkan digital situation room. Situation room dikembangkan karena diperlukan suatu ruang atau wadah yang mampu menampung begitu banyak data mulai dari tingkat tapak hingga tingkat balai. Data yang diambil tidak hanya terikat pada data flora atau fauna saja, namun juga data mengenai kegiatan pemberdayaan masyarakat, data sarana prasarana hingga data potensi obyek wisata termasuk data administrasi lainnya seperti persuratan dan jumlah kunjungan wisata. Sebelum adanya situation room, data tersebut masih dicatat secara manual oleh petugas di lapangan. Hal ini menyebabkan terjadinya penumpukan data apabila tidak segera diolah dan beresiko kehilangan maupun tercecer. Demikian juga dalam hal pemenuhan data akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencarinya. Selain itu juga akan sedikit menyulitkan petugas karena harus membawa tallysheet dalam bentuk kertas kerja terutama pada medan yang sulit ditempuh. Teknologi yang terus berkembang membuat kita dituntut untuk terus berinovasi. 

Situation room yang dibangun dan dikembangkan oleh Balai TN Kelimutu yang diinisiasi oleh Kepala Balai TN Kelimutu saat itu yaitu Persada Agussetia Sitepu dengan melibatkan staf yang memahami mengenai jaringan dan sistem informasi diberi nama SAORIA (Sistem Jaringan Informasi Terpadu Sitroom, Website dan Aplikasi Android). Sistem ini memiliki fungsi untuk menyimpan data dari tingkat tapak yang meliputi tallysheet aktifitas, burung, flora, fauna, sarpras, obyek wisata, gangguan dan pemberdayaan masyarakat. SAORIA dalam Bahasa Lio berarti ‘Rumah Besar’, dimana Sao berarti rumah dan Ria yang berarti besar. SAORIA ini merupakan pusat data dan informasi yang ada pada tingkat balai yang kemudian user /penggunanya adalah staf yang bekerja langsung dari lapangan.

Alur kerja Sitroom SAORIA dapat dilihat pada gambar berikut :

 

Dari alur tersebut dapat dilihat bahwa data yang masuk oleh petugas terlebih dahulu diverifikasi oleh admin sitroom yang ada di balai untuk kemudian dapat dimunculkan sebagai data yang valid sampai dengan titik pengambilan datanya. Data valid tersebut selanjutnya dapat digunakan oleh staf fungsional hingga struktural yang ada di Balai TN Kelimutu. Bagi staf fungsional data ini dapat membantu dan menunjang dalam penyusunan DUPAK karena data ini juga dapat diolah dan disajikan dalam bentuk spasial. Sedangkan bagi struktural, data valid ini dapat digunakan sebagai dasar penentuan dan pengambilan kebijakan/keputusan.

Fitur dalam situation room selalu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Didalamnya antara lain terdapat data aktivitas berupa tallysheet burung, flora, fauna, sarana prasarana, pemberdayaan masyarakat dan data gangguan. Kemudian terdapat juga fitur e-surat yang memudahkan dalam pendokumentasian dan pengarsipan surat dimana sebelumnya terkadang memerlukan waktu yang lama dalam proses pendisposisian apabila pimpinan tidak ada di tempat dan dapat dilakukan dimanapun. Fitur lainnya adalah pengelolaan data pengunjung dan pengelolaan BMN (Barang Milik Negara), dimana pengelolaan data pengunjung dapat dipantau secara real time sesuai dengan kondisi di lapangan sampai dengan penghitungan nilai PNBP yang masuk serta analisis statistik pengunjung juga sudah masuk secara otomatis. Kemudian pada pengelolaan BMN dapat dipantau secara bersama dimana lokasi dan kondisi barang milik negara apabilla terjadi kerusakan atau kehilangan yang dapat dengan cepat diupdate serta proses penginputan data ini juga tidak hanya dilakukan oleh petugas pengelola BMN namun juga seluruh staf yang ada. Proses pengelolaan data di SIM SAORIA telah tercantum dalam petunjuk teknis pengelolaan Sitroom dan Aplikasi SAORIA yang tersaji dalam bentuk flowcart sebagai berikut :

 

  1. E-Surat

 

  1. Data Aktivitas

 

  1. Data BMN
  1. Data Pengunjung

 

Selain fitur yang dikembangkan dalam bentuk aplikasi terdapat pula fitur laci file yang berfungsi sebagai media penyimpanan dokumen seperti pada Google Drive atau Dropbox yang dapat diakses secara bersamaan dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk mencari dokumen yang diinginkan serta dapat diakses dimanapun.

Penggunaan aplikasi SAORIA ini sangatlah penting untuk mendokumentasikan data dari lapangan dan memudahkan petugas dalam pencatatannya. Data sitroom ini selanjutkan diintegrasikan dengan menu-menu yang ada pada website kelimutu.id. Sehingga data-data ini juga berfungsi untuk menunjang publikasi TN Kelimutu yang juga dapat digunakan sebagai bahan publikasi melalui Instagram, facebook dan twitter. SAORIA ini juga digunakan untuk mendukung pemenuhan data pada situation room milik Ditjen KSDAE yaitu SIDAK (Sistem Informasi Data Konservasi) yang menjadi rujukan juga untuk pengambilan kebijakan di level yang lebih tinggi, sehingga pengisian data dapat dilakukan secara konsisten dan kontinyu. Pengunaan sitroom ini juga dikembangkan dalam bentuk aplikasi yang memudahkan untuk pengambilan data di lapangan yang dapat digunakan dengan mode online maupun offline yang selalu diupdate setiap tahunnya. Mode offline ini menjadi sangat penting digunakan mengingat kondisi topografi Pulau Flores yang bergunung membuat sinyal seluler sulit untuk didapatkan namun tetap dapat mewakili data di lapangan.

Perubahan nyata sangat dirasakan oleh berbagai pihak baik pimpinan maupun staf yang berhubungan langsung dengan data. Petugas yang bertugas di resort yang minim sinyal tetap dapat menginput data sehingga memudahkan petugas yang berada di kantor balai untuk dapat mengaksesnya dengan cepat melalui sitroom yang ada, sehingga proses pemenuhan data juga menjadi lebih cepat. Selain itu pembangunan jaringan CCTV di kawasan TN Kelimutu juga sangat membantu dalam pengembangan dan pengoptimalan sistem yang ada. Namun dalam perjalanan pengembangan situation room ini tidaklah mudah. Diperlukan waktu hingga 3 tahun sampai akhirnya menjadi situation room yang mampu digunakan secara optimal. Perbaikan dilakukan setiap tahun dengan mendengarkan banyak masukan dari berbagai pihak. Masukan yang paling utama adalah dari para petugas di lapangan, dimana ujung tombak data dari UPT ada di petugas resort yang melakukan patroli. Apabila dalam setiap kegiatan yang ada baik kegiatan yang bersumber dari anggaran DIPA maupun non DIPA ditemukan berbagai hal yang menarik termasuk pelanggaran di dalam kawasan, semuanya harus diinput kedalam SAORIA beserta dengan titik koordinat sekalipun berada di kawasan yang minim sinyalnya. Selain itu, para petugas yang dahulu tidak terlalu paham mengenai peta kawasan dalam bentuk digital akhirnya dapat belajar membaca peta lebih akurat dan dapat mengenali kawasannya dengan lebih baik.


  Unduh File

Diposting oleh: Admin Web, 07 Feb 2023

Media Sosial


Statistik Pengunjung

  • Pengunjung Hari Ini: 39
  • Pengunjung Kemarin: 126
  • Total Pengunjung: 76477